Wynajem odpowiedniego biura to pierwszy etap do rozpoczęcia działalności firmy. Wymaga dokładnego przeanalizowania potrzeb swoich oraz współpracowników. Odpowiednie zaopatrzenie czy wystrój mają ogromne znaczenie przy wyborze biura. Gdy wybieramy pomieszczenie biurowe należy wziąć też pod uwagę metraż, funkcjonalność i stan techniczny. Każdy z podanych warunków wymaga dokładnego przeanalizowania i dostosowania do własnych potrzeb.
Kolejnym ważnym względem jest lokalizacja. W zależności od tego jaki rodzaj firmy prowadzimy . Ogromne znaczenie ma lokalizacja, zwłaszcza w przypadku firm które opierają się na zainteresowaniu klienta. W przypadku firm reklamowych, spedycyjnych czy innych usług tego typu, należałoby wybrać biuro znajdujące się w centrum miasta, niedaleko którego będzie dostęp do komunikacji miejskiej i duży parking. W przypadku firm które zajmują się obsługą rynku nieruchomości czy też biznesów zajmujących się rozrywką i kulturą, jest podobnie powinny być usytuowane w centrum miasta lub w przestrzeniach kompleksów handlowo-usługowych.
Ważny jest też typ biura. Obecnie wyróżniamy cztery podstawowe typy biur. Biura komórkowe, open space, strefowe oraz Activity Based Workplace. Każde z nich różni się ułożeniem ścian okien i mebli pod względem funkcjonalności. Ze względu na inny układ pomieszczenia każdy z typów biur sprzyja innym specyfiką pracy. Biuro komórkowe składa się z gabinetów ułożonych wzdłuż korytarzy i zamkniętych wieloosobowych pomieszczeń do pracy. Tego typu układ zazwyczaj oferuje dużą ilość miejsc do przechowywania ( szafki, regały).
Biuro open space opiera się na otwartej przestrzeni, z biurkami ustawionymi szeregowo. Ma zmniejszoną przestrzeń do przechowywania, zazwyczaj składa się z sali konferencyjnych z ruchomymi ścianami, które można szybko przearanżować.
Biuro strefowe ma na celu zapewnienie dostępu do różnych regionów w celu ułatwienia realizacji określonych zadań. W zależności od potrzeb danej organizacji i charakteru pracy projektuje się różne miejsca w biurze. Na przykład, jeśli współpraca jest ważnym elementem konkretnej firmy, przestrzeń spotkania będzie dominować w układzie. Biurko znajduje się na otwartej przestrzeni i często jest dzielone, aby poprawić komfort pracy. Biura tego typu charakteryzują się dużą liczbą sali konferencyjnych o różnej wielkości oraz różnymi miejscami do spontanicznych negocjacji. Aby umożliwić pracownikom efektywne wykonywanie zadań osobistych. Projekt obejmuje budki telefoniczne i pokoje jednoosobowe do cichej pracy.
Biuro typu Activity Based Workplace to rozwiązanie, które oferuje dostęp do różnych obszarów, aby ułatwić trzy podstawowe czynności, które są wykonywane podczas pracy biurowej – zarządzanie, koncentracja i komunikacja. W tego typu biurze znajdziesz dużą ilość sali konferencyjnych różnej wielkości, miejsca na spontaniczne spotkania, budki telefoniczne, miejsca do pracy cichej (czytelnie, pokoje do pracy cichej) oraz audytoria. W takim środowisku pracy, w dziale mobilnym, skuteczna jest też idea współdzielenia biurka – czyli współdzielenia biurek. Oznacza to, że pracownicy nie mają przypisanej pracy, a biurek jest mniej niż wszystkich pracowników.
