Krok pierwszy dotyczy się znajomość tematu jest to ważne ponieważ ciężko byłoby zrobić event na temat o którym się nic nie wie. Trzeba uzgodnić budżet gdyż musimy wiedzieć na ile możemy sobie pozwolić przy np. zamawianiu cateringu czy materiałów konferencyjnych. Ustalenie określenia celu spotkania potrzebne jest do tego wiedzieć jak poprowadzić daną konferencję.
Następnie powinno się znaleźć odpowiednie miejsce na prowadzenie spotkania. Powinno ono być w atrakcyjnej lokalizacji, zacisznej, aby uczestnicy mogli się skoncentrować na temacie konferencji. W wynajmowanej przez nas sali powinno być odpowiednie ustawienie krzeseł i stołów. Pomieszczenie powinno mieć nie tylko sprzęt multimedialny ale także klimatyzację. Kolejnym krokiem organizacji konferencji jest catering. Na każdym przyjęciu wypadałoby aby było coś do picia oraz jakaś przekąska. Gdy spotkanie jest dłuższe powinien być ciepły posiłek. Nigdy goście nie powinni wychodzić ze spotkania głodni. Ostatnim krokiem jest pamiętanie aby nie wychodzić od razu po konferencji ponieważ możemy stracić wtedy ważne znajomości biznesowe.
